9 Regele fir eng E-Mail ze schreiwen, déi einfach ze äntweren
Viele vun eis léiere net léiwer E-Mailen an der Schoul ze schreiwen, awer wëssend wéi Dir eng E-Mail schreift, ass en onberechenbaren Niveau am Aarbechtsplatz. Dëst ass speziell richteg fir déi Leit, déi an (oder op der Sich no) Telecommuting Aarbechten schaffen. Niewent gudden Telefonsetikett gëtt et wahrscheinlech kee Fatz wéi wichteg fir - a - ze halen - e Work-at-Home Job.
Eng gutt geschriwener E-Mail mécht et einfach fir den Destinataire ze verstoen an iwwer säi Message ze verstoen. An der Sich no Suchfunktioun kann d'E-Mail e Virdeel fir eist Émpressioun virbereeden oder och ersetzen, sou datt eng korrekt Punktuatioun an eng kohärent Noriicht ass wichteg. An op Aarbecht, onfähecher Emails verursaachen Chaîne an d'Verspéidungen. Gitt dës Tipps fir effektiv E-Mail op Kollegen, Clienten, potentielle Clienten, Manager an hir Mataarbechter an souguer Frënn a Famill ze schreiwen.
01 Éischtens, kuckt d'Noriicht an den Empfänger
Niewt, kuckt de Punkt vun der Destinatioun. Wat fir eng Informatioun huet hien oder hatt missten ënnerholl ze huelen oder Är Botschaft ze verstoen? Gitt néideg (awer net iwwerwaart) Hannergrond. Och no uewendriwwer eng adequat Etikett fir dësen speziellen Empfänger. Emoticons an Ofkierzungen, wéi OMG oder LOL, sinn net ubruecht fir Jobanwendungen an déi meeschten Geschäfts E-Mail.
02 Schreift e beschreiende Email Subject Line
Wann Dir eng E-Mail schreift, schreiwt net eppes vague an der Thema Zeil wéi "hi" oder "work-at-home jobs" oder loosst se lo net. E-Mailen mat dës Zort Subject Line weisen eng gutt Chance fir an de Spam-Box ze kommen oder einfach ignoréiert. Wann Dir Iech fir eng Aarbecht këmmeren, da gitt de Numm vun der Positioun am Sujet. Wann d'E-Mail op e Kolleg ass, fuert Är Subject Line eng kuerz Zeechnung, déi den Zweck vun der Noriicht ass. Een anere Virdeel fir e beschreift Thema ze schreiwen ass datt et méi einfach gëtt fir Iech an Ärem Inbox ze fannen, wann Dir se méi spéit eroffuere wëllt. Eppes mat enger E-Mail Linn wéi "Question" gëtt net hëllefreich.
03 Gitt d'Empfänger richteg
Wann Dir den Numm vun Ärem Empfänger kenne weess awer net perséinlech se oder hien, gréisseren de Benotzer mat engem Titel, z. B.. Léif Ms. Brunelli. (Kennen "Fra" fir Fraen, wann ongewëss ass, ob "Mrs." oder "Fräizäit" passend ass.) Wann Dir onbekannt sinn iwwer d'Geschlecht, einfach den éischte an de leschten Numm benotzen, dh, Dear Chris Smith. Wann Dir net de Numm vun der Persoun kennt, fänkt Äer E-Mail net ouni Begréissung oder benotzen e einfachen Begrëff, z. B.. Moien, Gréiss, Dear Manager etc.
Wann d'E-Mail op engem Kolleg oder engem aneren deen Dir wësst, benotzt den Numm deen Dir perséinlech benotzt oder op Ärem Handy benotzt.
04 Korrekt Grammatik a Punctuation benotzen
Et ass ganz wichteg fir korrekt Grammaire an enger E-Mail ze benotzen. Bewosst oder onbewosst, d'Lieser penetréieren Sender fir grammatesch Fehler.
- Run-On Sentences - Wann Dir eng E-Mail schreift, späichere keng Perioden. Dëst kleng Paus huet Lieser Zäit fir an d'Wierder "Bedeitungen" ze huelen. Kuerz sinn eng Rei vun dësen winzegen Paus. Loosst laang Suerge sinn, och wa se net technesch op Sätze lafen.
- Kommissiounen - zevill oder zevill Komma ka konfuséieren. Léiert de Comma richteg ze benotzen.
- Ënnerthe-Verb-Konventioun - Sentences mat dësem Typ vu Feeler si roud Fändelen fir Patronen, déi Kandidaten sichen fir eng gutt Kommunikatiounsfäegkeeten. Revisionssregelen fir de Betreff-Verb-Ofkommes.
05 Check Spelling an Capitalization
Benotzt e Bugs checker, maacht Iech net op. E Späicher Checker féiert net "se" fir "d'" oder "se" fir "hir", a dës Zort vu Fehler weist kloer Onrouzeiglechkeet. Benotzt Textikontrabank wéi "u" fir "Dir" oder "Dat" fir "awer".
Korrupteieren korrekt benotzen. Déi meescht Leit wëssen, datt den Ufank vun de Saz an de propprengleche Begleeder kapitaliséieren, awer vill fanne se net an Emailen. Ze weisen dass Dir net denkt datt dës extra Fraktur vun enger Sekonn eropgesat ass fir de Schichtschlag ze schloen. Enner anerem ze vill Haaptgrënn déi de Lieser distractéieren. Vermeiss schreiwen Schrëften an all Kappen (déi vill interpretéieren als Äquivalent vum Schreiwer am Persoun) wéi och d'Kapitaliséierung, just fir den Titel den éischte Bréif vu Wierder déi net am Ufank vun engem Saz oder eegent Substantiv sinn.
06 Benotzere Formatting an E-Mail benotzen
Vergiesst datt Email-Programmer all verschidden ënnerscheeden. Wat Iech perfekt op Iech uewe riets ausgleicht, kann op engem aneren zesummen lafen. Aus dësem Grond vermeiden, en héichformatéierte Wuertveraarbechtungsdokumint ze passen, wéi e Resume oder Cover Letter, an enger E-Mail. Dokumenter benotzen déi am Textformat geschriwwe ginn.
Maacht Paragrafen kuerz. Like Perioden, Paragraf Briechungen ginn dem Lieser den Aen e Rescht. E puer Lieser vun engem Handy klickt vun kurze Paragraphen. Maacht vläicht vläicht vläicht vläicht Basiskommandatioune fir Absätze.
07 Be Concise
Meandering Emailen déi d'Begréissegkeetsberäich koumen a schliisslech vergiess hunn. Oder méi schlecht, si kënne falsch verstane ginn. Maacht Är Zweck kloer, mat enger präparéierter Sprooch.
- Wiertlechkeet eliminéieren - Schreiwen mat aktive Verbänn. "Jack hat mech geschéckt" benotzt en aktiven Verb. "D'Forme ginn vum Jack geschéckt ginn" ass passiv. Déi passiv Form benotzt nëmme e puer Wierder, awer et fënnt op. Méi wéi dat, et erfuerdert Lieser déi d'Iddien an hirer Kapp ëmzestellen.
- Denkt op den Punkt - D'Versuchung widerstécke fir äusserst Informatiounen a Iddien ze addéieren. Beweist dës fir eng aner E-Mail.
- Benotzt Bullet-Punkten - Dës erlaaben dem Lieser visuell Erklärungen ze benotzen fir wat wat wichteg ass. Awer wann en Zweiwel iwwert wéi Bullen ze weisen, benotzt d'Asterisken oder d'Bindestellen fir Bullen ze maachen.
08 E-Mail E-Mail Viraussiichtlech
Wann Är E-Mail op eng Standardunterschrëft virleet, musst Dir sécher sinn datt Dir déi speziell E-Mail hutt Dir schéckt. Ënnerzeechnungen mat politeschen Aussoen oder den Numm an de Alter vun Ären Kanner sinn fir hir perséinlech E-Mail, awer fir Aarbecht eng manner perséinlech Ënnerschrëft. Ofhängeg vun Ärer Aarbecht an Ärem Patron, kënnt Dir Är E-Mail-Signatur ëmmer mat engem Devis personaliséieren. Wielt eppes net kontrovers. Wann Dir Froen iwwert eng Aarbecht hutt, benotzen Är Ënnerschrëft Iech duerfir korrekt Kontaktkonten ouni Zitater oder Extra Personaliséierung ze kréien.
09 Reread / Rethink Before Hitting Send
Kuckt d'Schreifweis a Pauktuatiounfehler virun der Dir schécke schécken. Wann Dir e Feeler an enger E-Mail fir eng Bewerbungsfragd fonnt hutt, fuert se dann erëm erëm nei ze schécken. Awer och reegelméisseg fir Inhalt. Wann Är E-Mail laang ass, denkt Dir iwwer Weeër fir et méi méi präzis ze maachen. A wann Är Email et kontrovers ass oder geschitt an der Wëllschwäin, schreift keen ze retten. Kommt duerno e puer Stonnen oder e Dag méi spéit a kuckt wann Dir se ëmmer wëllt schécken.
Dëst ka kléngt wéi e vill ze maachen, ier Dir Iech eng E-Mail schécks, awer wann Dir effektiv E-Mail schéckelt a méi efficace Organisatioun vun Ärer E-Mail organiséiere kënnt Dir Iech tatsächlech méi Zäit Zäit net manner.