Smart Employeren Déieren 4 Verschidde Dateien fir Employé Records
Personal Dateie vun Employé Records
Eng Personalpersonal gëtt fir all Mataarbechter gepflegt. Dës Personalpäck hu vertraulech Dokumenter enthalen a gi vum Personal Personal Personal verwaltbar.
Perséinleche Fichieren sinn déi Haapt Employéeën, déi vum Employeur, dem Employé, an dem Manager vun den Aarbechter benotzt ginn, an e puer Firmen.
An anere Sproochen - an dëst ass de recommandéiert Approche-Zougang zu der Personalpersonaldatei beschränkt op HR an de Mataarbechter ënner Aufsicht.
Typesch Dokumente an enger Personaldatei gehéieren der Beschäftegungsapplikatioun , e Familljebedroffungskontrakt, dokumentéiert disziplinaresch Aktioungeschicht, e Resumé, den Employeur vum Handbuchempfangë Mataarbechter ze schreiwe vun engem Atelier, deen den Employeur ofgeschloss huet, d'periodesch Appraisal, d'Evaluatioun vun der Aarbecht oder d'Performance Entwécklungsplang, Formatiouns Certificaten an Attentiounsbeweegungen, an aktuell perséinlech Kontaktinformatiounen iwwert all Mataarbechter.
Net all Personaldateien enthalen déi selwecht Dokumenter, mä all Personalfile huet e puer Dokumenter déi selwecht sinn. D'Dokumentatioun vun engem Personal vun der Mataarbechter gehäit net an der Personaldatei, ausser datt et Disziplinareschrëft, e Präis oder e puer aner Zeechen vun aussergewéinlecher Leeschtung war.
Déi sougenannte Performance Notizen gehéieren zu der Datei déi Manager verlaangen d'Performance, d'Ziler an d'Ënnerstëtzung vun hire Mataarbechter ze verfolgen.
Payroll Dateien vun Employé Records
D'Payroll'Dateuren bestinn och Mataarbechter. Payroll Dateien enthalen eng Geschicht vun den Aarbechter, Departementer, Vergënschtegungsännerungen, Garnéieren, Krediten an aner Informatioun, déi wichteg ass fir e Mataarbechter ze bezuelen an eng Kopie vun der Vergëftungsgeschicht vun der Mataarbechter ze halen.
De Gehaltsprozess enthält och d'Geschicht vu Regierungsformen wéi de W-2, W-4, an d'Sozialversécherung déi d'Dokumenter vum Employeur ausgefüllt hunn. De Fichier enthält och d'Informatioun an d'Employement vum Benefice an d'Erlaabnis fir d'Ausbezuelungen aus dem Gehaltsmaach vun der Mataarbechter zréckzetrieden.
Medical Files vun Employé Records
Eng Mataarbechter medizinescher Datei gëtt och vum Employeur gepflegt. De Mataarbechter-Records an der medizinescher Datei sinn net fir jiddereen disponibel, ausser den Personal Ressourcen, den Employeur an de Mataarbechter, deem seng Biller an der Datei zréckgehalen ginn. Medizinesch Dateien enthalen Dokter Notizen, FMLA Applikatiounsdokumentairen, Drogenprüfinformatiounen, erfuerderlech physesch Informatioune an aner Dokumenter, déi mat engem Employeur oder dem Gesondheetssektor vun der Famill gehéiert.
Medizinesch Dateien, wéinst der Vertraulechkeet vun den Employéën, kréien den héchsten Grad vu séchere Lagerung a Vertraulechkeet. Et ass recommandéiert datt déi medizinesch Dateie sollten a blockéiert Fichier gespaart ginn, déi an engem Raum zougespaart ginn, deen net fir Aaarbecht zougänglech ass wéi den HR ernannte Personal.
I-9 Dateien vun Employé Records
I-9 Files Haus Personal Mataarbechter, déi fir all Employéen an enger Datei ënnerhal sinn déi separat aus anere Mataarbechter Rekorder ass.
D'Employeure halen dëse Mataarbechter Rekord getrennt vun aneren Employéën, fir Vertrauensvertrieder vum Staatsbeamten an aner Organisatiounen ze halen, déi erméiglechen Employé I-9s ze revidéiert.
Den I-9s an enger getrennter Plaz bleiwen, garantéiert datt wann Dir fir e federnaldes I-9-Datei iwwerpréift sidd, kréien Regierungsbeamten keen Zougang zu aner Akten iwwer den Employeur oder hir Beschäftegung mat Ärer Organisatioun mat Ausnam vun der aktueller Form I 9. Dës Ermëttlungen erheien all Joer, also sécher datt Äert Employeur korrekt ausfëllt I-9 Formulairen oder Dir kënnt Feier a Potenzial fonctionnéieren.
Zougang zu Employée Records duerch Employéen
Mataarbechter kënnen hir Mataarbechter ze gesinn gesinn duerch eng Kontaktpersoun u Personal Personal Personal während normale Geschäftsstonnen.
Kee Mataarbechter kënnen Äert Dokument erofhuelen an ze schécken an seng oder hir Rekorder, déi muss an d'Präsenz vun enger Personalpersonal betraff sinn.
Dir musst eng Personalpersonal Rekorder fir Är Richtlinn an Ärem Employeurhandbuch ze hunn a suivéiere wéi se hir ondifferenzéiert wat hir Ufroen ugeet.
Wann e Mataarbechter eng schrëftlech Ufro fir eng Kopie vun hirem Personal record schéckt nodeems se Är Aarbechtsplaz verlassen, musst Dir se eng Kopie schécken.
Heiansdo geet et op engem Employé, deen verdächteg ass wéi eng Zort vun Employéeën vun hirem Personal Ressourcen behalen. Dëst sinn déi Mataarbechter, déi am meeschten wahrscheinlech eng Kopie vun hirem Mataarbechter ze kréien. Eng Kéier, ouni Diskriminatioun , eng Kopie vun der Datei ze schécken an ze schécken. (Dir wäert wahrscheinlech e Feedback kréien, datt de Mataarbechter iwwerrascht war wéi liicht Informatioune vum HR Personal behalen.)
A ville Jurisdiktiounen ass et gesetzlech ze berechtegt de Mataarbechter ze bezuelen fir d'Käschte fir Duplikatioun an d'Versendung vun der Datei.
Disclaimer: Maacht weg datt d'Informatioun, déi autoritär ass, net fir Genauegkeet a Legaliséierung garantéiert. De Site gëtt vun engem weltwäite Publikum geliest an d' Aarbechtsrecht an Gesetzer variéieren tëscht Staat a Staat an Land zu Land. Hutt Dir eng legal Ennerstëtzung , oder Hëllef vu staatlecher, federéierter oder internationaler Regierungspartei, fir sécher ze sinn datt Är juristesch Interpretatioun an Décisioune richteg sinn fir Är Positioun. Dës Informatioun ass fir Orientatioun, Iddien a Hëllef.