E Projetsprogramm Trefft Projet Plan fir Iech Start ze kréien
Pre-Plan de Projet
Är éischt Schrëtt ass fir de Plang ze plangen.
Dir fänkt un mat der Diskussioun iwwer d'Evenement mat de Stakeholderen. Wann dëst am leschte Joer gemaach ass, wat ass richteg? Wat ass falsch? Wien huet de Projet gemaach an kënnt se Iech hëllefen dat Fallfäegkeeten dëst Joer ze vermeiden? Well de CEO dem Projet Iech zougitt, wat wëllt hien / si vun der Manifestatioun? Wéini gitt de Event? Wou? Wat ass de Budget?
Gitt esou vill Informatioun wéi Dir kënnt. Dëst ass de Skelett, op deem Dir den Projet ze bauen.
Build the Team
Wat fir eng aner Ressourcen braucht Dir fir dësen Projet ee Succès ze maachen? Ginn et Leit an aneren Departementer déi Iech hëllefen hëllefen, dëst Evenement e Succès ze maachen? Wat musst Dir maachen fir Hëllef ze kréien? Kënnt Dir einfach oder ob Dir eng formell Genehmegung vun hirem Chef kritt? Wéi vill Zäit brauch Dir vun hinnen? Wat fir spezifesch Fäegkeeten brauche se fir ze bidden? Kann iergendeen déi Fäegkeet hëllefe wann de Benotzer Dir wëllt net sinn?
Well dëst eng Entreprisen-grousser Versammlung, wéi kann HR hëllefen?
Braucht Dir Hëllef vun der Ariichtung Dépense? Wat ass mat der Marketingadministratioun? Braucht Dir Hëllef op dësem Beräich?
Plan d'Agenda
Wann Dir wësst wéini laang d'Versammlung soll daueren, fänkt un d'Zäitblöd aus. Braucht Dir en Ouvertrëtt? Wien ass et? Sidd Dir d'Participanten zesummen oder solle se an e klengt Grupp fir en Deel vum Programm brechen?
Wéi vill aner Spriecher wäerte Dir braucht? Wien wärt de klengen Sessië setzen wann Dir e puer ausbreet?
Wäert d'Veranstaltung méi wéi ee Dag? Wéi wäerte Dir den Dag One zou? Wéi wäerts du am Dag zweemol geopfert?
Wéi wäert Dir um Enn sinn? Braucht Dir eng Schlussredéierung? Wéi wäerte Dir d'Logistik vu Leit aus dem Hotel verwalten, wann Dir eng bucht?
Fannt den Raum
Fannt eraus wéi vill Leit kommen. Duerft bestëmmen wéi grouss de Raum Dir braucht. Wou ginn d'Evenement stattfond? Gitt et an der Entreprise oder Dir braucht méi grousse Raum? Gitt de CEO dass d'Versammlung net ofgeschloss ass, datt d'Leit sech konzentréieren, oder wëllt hien / si se an de Büro wëllt fir d'Käschte ze minimiséieren?
Wéi eng Eegeschafte an Ärem Beräich kann de Raum hunn Dir braucht? Ass engem Hotel am Flughafen e gudde Choix, fir de Rees ze minimiséieren fir Leit déi net aus der Stad kommen oder sollt Dir eppes aus der Stad fannen, wat méi roueg ass?
Wat maachen déi aner Plaz fir hir Ariichtungen? Wat sinn se a wéi eng musst Dir a Kaaf bruecht hunn a matbruecht hutt? Wäerfir si se eng Persoun fir Iech ze schaffen? Wat ass hir Politik iwwert Material a Leit aus der Äusserung?
Pull Off
Ginn d'Äntwerten op mannst de meeschten vun dëse Froen gesammelt, kënnt Dir de Projet-Projet zesumme setzen.
Vergiesst net, datt wat mir eis hei weisen, ass d'Lëscht vun Projeten, der Aarbechterstruktur (WBS). Et gehéiert net vun den Abhängigkeiten tëscht Aufgaben oder Zäitpläng. Déi sinn duerno spéider addéiert.
Sample Company Meeting Project Plan
A wéi Dir e Projet ze schafen Den basic Tools of Project Management ze planen, hu mir den Gedanken hannert d'Projektplanung diskutéiert an d'Gestioun vun de Gestioun vum Projet während dem Planungsprozess konzipéiert. Hei ass wéi e Projet Projetsopbau Struktur (WBS) ka kucken fir en Projet fir eng Entreprise Versammlung ze plangen:
1. De Pre-Plan The Project
- Bestëmmt de Budget
- Diskussioun mam CEO fir Projet Ziler ze grënnen
- Kontakt virdrun Project Manager (PM) fir Spuermesuren
- Bestëmmt d'Stakeholder Lëscht
- Kontaktéiert Stakeholderen fir Input.
- E Rendez-vous fir de Event
- Bestëmmt wéi vill Redner / Presentater néideg sinn
- Bestëmmt wéi vill Stater Personal gebraucht ginn
- Bestëmmt wéi vill Mataarbechter deelhuelen
- Lëscht méiglech Lokale fir d'Evenement
2. De Projet Team bauen
- Huelt Rep vum Marketing
- Huelt Rep vum HR
- Kuckt ob Akeef gëtt e Wuert ze hëllefen fir ze hëllefen
- Frot de Susan fir all d'Detailer vun der Mammesprooch ze handhaben
- Huelt Rep vun Ariichtungen
- Plangprojet Team-Kick Off-Meeting
3. Entwéckelt d'Agenda
3a Plan Day One
- Startzäit setze
- Zäit festleeën, arrangéieren an d'Personal fir d'Umeldung
- Längt vu Sessioun
- Längt vu Rieden
- Kreditt d'Nummer vun de Spriecher fir de Mueren
- Recrute Spriecher
- Plan Midniel Break (Zäit a Längt)
- Arrêté vum Konferenzraum bei der Paus (Waasser, Trash, etc.)
- Plan vun der Mëttespaus (Zäit, Längt, Standpunkt, Menü, deen bezuelt)
- Plan du Sessioun (Längt, Zuel vun Spriecher)
- Recruit d'Mëttesprooch
- Plan Day Eentablett (Zäit, déi, Längt)
3b Plan Day Two
- Startzäit setze
- Längt vu Sessioun
- Kreditt d'Nummer vun de Spriecher fir de Mueren
- Recrute Spriecher
- Plan Midniel Break (Zäit a Längt)
- Arrêté vum Konferenzraum bei der Paus (Waasser, Trash, etc.)
- Plan vun der Mëttespaus (Zäit, Längt, Standpunkt, Menü, deen bezuelt)
- Plan du Sessioun (Längt, Zuel vun Spriecher)
- Recruit d'Mëttesprooch
- Planz Schluss Richteg (Zäit, déi, Längt)
- Gitt Check-out Timing mat Hotel
4. Plan de Raum
- Bestëmmt d'Zuel vun den Participanten
- Planz sëtzen (Arrêt vs. Dëscher)
- Berechnen mir brauchen
- Liwweren Plazen mat dëser Betrag ugebuede (Käschte, Standuert, Servicer beinhalt)
- Zuel vun Spriecher all Dag a total
- Bestëmmt d'Nummer an d'Art vun Ënnerstëtzung vum Personal
- Wësst Dir wéi vill Participanten / Reduktiounen / Personal Dir Roomse bitt
- Verhandlunge Käschte an Datum mat verfügbaren Standorten
- Zeechekonvertrag mat ausgewielter Positioun
5. Publizéiert den Event
- Fëllt all Detailer mat der Manifestatiounsplazéierung
- Gitt sécher datt Participanten ginn informéiert sinn
- Benotz all Begleeder vun Thema a Presentatioun Zäit / Dag
- Benachricht all d'Mataarbechter vun de Flichten a Verännerungen
- Gitt RSVP aus Participanten
- Informéiert de Participanten als Ersatz
6. Follegt uewen
- Gitt Rieds Rieden aus all de Spriecher
- Frot endgülteg beurteelen
- Gitt Namenn tags fir all Participanten, Reduktiounen, Personal
- Kaaft all Material an Geschenken fir Participanten
- Reconfirm mat Eventlokal
7. Iwwerpréifen a bewäert
- Gitt Zufriedenheitsfuerschung fir all Participanten
- Gitt Ärt Umfuerung un all Spriecher
- Schéckt mer Iech all Spriecher an Personal
- Hold-out-Versammlung mat Projet-Team
Weider Planning
De Projet Plans Aarbecht Pannendekoratioun (WBS) hei uewen weist eng Probe fir eng Entreprise Treffen ze planen. Et ass just eng Skala. D'Projets-Team muss nach ëmmer op dës Saachen ariichten an op villen vun hinnen erweideren. Ausserdeem musse si fir d'Zäit fir all Aufgab, d'relative Relatioun vun den Aufgaben an d'Inter-Relatiounen / Ofhängegkeet vun den Aufgaben ze schaffen.