Wéi kënnt Treffpunkt maachen?

E Schrëftt Record vun enger Workplace Versammlung oder Konferenz

Reuniounsminuten sinn déi detailléiert Noten déi als offiziell schrëftlech Record vun enger Versammlung oder enger Konferenz déngen. De Responsabele vun der Versammlung freet normalerweis ee vun de Mataarbechter fir dës Aufgab ze tendéieren. Eng Kéier, datt een et kéint sinn! Obwuel et net eng schrecklech schwéier Aarbecht ass, ass et wichteg. Zënter Treffpunkt eng offizielle Rekord vun deem, wat gemaach ass, Genauegkeet ass erfuerderlech. Dir musst detailléiert Notizen huelen datt d'Leit kënnen spéider wann et néideg ass ze verteidegen.

Hei sinn e puer Zeilere fir Iech ze hëllefen dës Aufgab mat Finessen ze behandelen. Fannt eraus wat Dir gemaach hutt, während an no der Versammlung.

Virun der Versammlung

• Wielt Är Opnahmdiskussioun: Déi éischt Saach déi Dir musst maachen, ass decidéiert wéi Dir Är Notizen ze huelen. Gitt Dir al Schoul a benotzen fir Stéck a Pabeier oder wäert Dir mat engem Laptop Computer, Tablet oder Smartphone benotzen? Kuckt mat Ärem Boss fir ze kucken, ob hien oder si Iech eng aner Methode benotzt. Et ass onwahrscheinlech awer méiglech.
• Vergewessert Iech datt Äre Choix vu Choix ass a funktionnéiert Reparatioun an hunn e Backup just beim Fall vun Ärer ursprénglecher Ausgab. Wann Dir e Laptop bréngt, z. B. pen och Pabeier handhaben. Dir wëllt d'Versammlung net ophalen, wann Dir sicht eppes ze schreiwen op wann Äre Computer ofstëmmt.
• Liest d'Versammlung Agenda virun der Begéinung un. Et wäert Iech erlaabt Iech e Rendezvous fir Är Minuten ze formuléieren. Loosst e bësse Plaz ënnert all Artikel op der an et schreift Är Noten. Dat maacht Iech Är Aarbecht e bësse méi einfach, soulaang d'Leit déi d'Versammlung ausliwwert an d'Tagesdagsstonnen hellt.

An der Versammlung

• Fëllt eng Participatioun un, a maacht Iech sécher datt jiddfereen ennert. Dir musst eng Lëscht vun alle Participanten an der offizieller Ofstëmmungsstëmmung opbauen.
• Maacht sécher datt Dir wësst, wien jiddereen ass. Dofir kënnt Dir erausfannen, wien dës Informatioun ze sprochen a richteg ze notéieren.
• Notéiert Zäit datt d'Begéinung begéint.

• Probéiert net all eenzel Kommentar ze schreiwen. Et ass okay nëmmen d'Haaptidee ze schloen. Maacht vläicht vläicht net fir Elementer ze verloossen, mat deenen Dir net averstan sidd. Är Biisen däerfen Iech net beaflosst. Denkt drun dat ass en offiziellen Account an net Är Meenung iwwer wat geschitt ass!
• Schreift all Beweegungen, déi si hunn an d'Resultat vu Stëmmen, wann et se gëtt; Dir musst net opschreiwen, wien eng Bewegung ofgestëmmt huet. Natierlech kënne d'Regele vun Ärer Organisatioun ofwiesselnd ënnermaueren, sie si zuerst ze kontrolléieren.
• Wann Stëmmen op all Beweegungen oder Diskussiounen opgeleet ginn bis déi nächst Versammlung, maacht eng Notiz dat.
• Gitt d'Enn vun der Versammlung op.

No der Versammlung

• Gitt d'Minuten esou schnell wéi méiglech no der Versammlung esou laang wéi ëmmer nach ëmmer an Ärem Gedanken. Wann Dir e Feeler an Är Notizen fannen oder wann Dir eng Fro hutt, kënnt Dir et séier erofhuelen andeems Dir mat anere Participanten schwätzt.
• Op der Schluss Kopie vun de Minutten, Enthält den Numm vun der Organisatioun, den Titel vum Komitee, Typ vun Treffen (alldeeg, wöchentlech, monatlecht, jährlecht oder speziell), a säin Zweck.
• Gitt d'Zäit et huet ugefaang a schlussendlech.
• Gitt d'Lëscht vun de Participanten an eng Notiz iwwer d'Leit, déi d'Versammlung gestach hunn. Dir kënnt och hei soen, datt Dir d'Minuten dauerhapt hutt. Fannt Är Numm op der Lëscht vun de Bäitrëtter an, an an Klammerungen no Ärem Numm, soen datt Dir d'Minuten dauerhëllt. Alternativ kann am Dokument no ënnen ze schreiwen sinn duerch de Schreiwe vun "Respectively submitted by", gefollegt vun Ärem Numm.

• Kuerzfront de Minimum virum Korrespondenz. Wësst een aneren deen besicht huet fir se ze kucken. Hien oder hatt kënnt Iech lass loossen, ob Dir versehentlech eppes erauskuckt.
• Suergt se un déi Persoun, déi d'Versammlung begéint, ausser wann et gesot huet, aneres ze maachen.