Halt de Projet hannertdeeg
Mir kucken och e puer vun den Change Management-Tools, déi Dir benotzt a wéi d'Gestioun vum Projet Scope erreecht gëtt.
Nodeems mir souguer iwwer Prozesser oder Tools präziséieren, wëll ech Är Aussichten kucken ze changéieren.
Ännerungen akzeptéieren
Ännerunge kënnen zu jidder Punkt vun dem Projetverwaltung Lifecycle geschéien.
Deen einfachste Wee fir de Changement op Projeten manner vu Kappwéi ze maachen ass ze wëssen datt et geschitt a geschafe gëtt.
Mat Strategien an der Plaz fir mat Verännerunge ze kämpfen ier se se passéieren ass de schnellsten Wee fir jiddereen op Bord ze kréien mat deem wat anescht ass.
Ee definéiert strukturéierten Change Management Prozess ass déi beschten Plaz fir ze starten. Et ass Ären Spillbicher fir wat geschitt ze sinn, wann iergendeen sugueréiert datt de Projet sollt eppes anescht maachen wéi wat momentan geplangt gëtt an e gudde Wee fir d'Ausernetzung vum Projet ze vermeiden.
De Change Management Prozess
De Change Management-Prozess ka kucken wéi:
- Informéiert iwwer d'Ännerung
- Assess de Change wéi de Planung wéi vill Aarbecht et wäert sinn
- Bereet Iech eng Empfehlung vir, ob et wäert ass virgeet.
- Da kriss de eng Entscheedung vum Projekter Sponsor u ob Dir d'Verännerung ënn d'Ënnere kënnt oder net.
Loosst eis all eenzel Schrëtt un.
Informéiert iwwer d'Ännerung
Dir kritt eng Ufro fir de Projet z'änneren. Dir kënnt Informatiounen an Honnerte vu verschiddenen Weeër kréien kréien: bei engem Treffen, op E-Mail, am Telefon, am Korridor wéi Dir aus dem Büro am Owend rauscht. Ideal, kritt Dir d'Informatioun iwwer e Formular ofschléissen, awer Dir sollt wëssen datt an echtem Liewen vill wichteg Stakeholder denken, datt dës Art Informatiker ofgeschloss ass de Job vum Projet Manager. A an Ärer Entreprise ass et vläicht méiglech.
Benotzt Äre Projet-Ändern Ufro Schabloun (méi op dat an enger Minutt) fir all d'Detailer vun der Ufro ze erfassen, awer informell ass se mat Iech komm. Fëllt dann de Formulaire virun dem Initiator vir datt Dir wësst Dir hutt genau iwwerleet wat et ass, datt se wëllen.
Vergiesst datt Verännerungen och kënne sinn iwwert d'Aarbecht ze maachen. Huet net ëmmer ugeholl datt d'Verännerungen an d'Bezuelung investéieren. Dee Prozess ass dasseleng, egal ob Dir déi Projeten oder d'Gehaltserhéijunge reduzéiere wäert.
Carry Out Change Assessment
Kuckt d'Ännerungsantrag am Detail. Dir wäert den Impakt opgewisen ginn:
- Zäitplang
- Dokumentatioun
- Aarbechte bis zum Datum an Aarbecht nach ëmmer ze maachen
- Budget
- Qualitéitsmoossnamen
- Scope
- Ressourcene Verfügbarkeit.
Zum Beispill kann e Softwarewiessel um 5 Deeg geschat ginn.
Dëst géif net nëmmen 5 Deeg uewe loossen, well et eng aner Aufgab géif ausbauen an datt se an engem Zäitfristeg zouhëlt wou déi Schlësselressioun an der Vakanz steet. Dës Aufgab ass och ze verschécke komm, sou datt all dëst Verännerung 8 Deeg an d'Zäitplang huet. Et kascht $ 5k fir ze maachen, an déi extra 8 Deeg drénken eis an engem anere Mount mat dem Liwwervertrag, et ginn also Käschten déi et och mengen. Qualitéit bleift déi selwecht, awer Ëmfang ännert d'nei Ännerung. All relevant Dokumentatioun misst aktualiséiert ginn, och d'Projectplang an d'Training Handbücher, déi scho gemaach goufen.
Wéi Dir gesitt, kann eng einfache 5-Dag-Ännerung breet Effekter hunn. Et ass wichteg, all dat ze wëssen, éier Dir décidéiert hutt, d'Verännerung ze maachen oder net, well de vollen Bild kann de Resultat änneren.
Bereet Iech a recommandéiert un
Dir wësst de vollen Effekt vun der Verännerung Dir kënnt eng Empfehlung maachen ob et wäert wäert virugeet virzebereeden.
A ville Fäll gëtt et net, well de gewuerentent Virdeel wäert manner wéi d'Käschte sinn. An anere Fäll kann et genuch dovunner profitéieren fir d'Käschte fir déi zousätzlech Aarbecht ze kompenséieren. An nach aner aner Fäll fannt Dir datt d'Ännerung negativ Auswierkungen op d'Käschte betrëfft, awer et ass näischt wat Dir maache kënnt, well et eng Reguléierung oder Konformitéitsproblem ass, oder fir eng aner intern Relatioun wéi eng Organisatiounstechnik.
Gitt d'Entscheedung
Fir kleng Ännerungen, déi an Ärer Autoriséierungslimité falen, kënnt Dir d'Entscheedung iwwer d'Akzeptatioun huelen oder net selwer (mat der rechter Input vum Team) ze akzeptéieren. Alles méi grouss muss vum Projénsponsor oder dem Projetsaart approuvéiert ginn.
Vergiesst net zréck an erzrach een, wann hir Verännerung refuséiert gouf. Dir wëllt Är Projeten interesséieren wann Dir kënnt!
Change Management Tools
Et gi verschidden Changementverwaltungstechnologien déi Dir benotzt fir dësen Prozess méi einfach ze streamlinéieren. Ech recommandéieren:
- Eng Checkliste oder Prozesskaart, déi Leit duerch genau dat wat se musse maachen fir eng Verännerung zu Ärem Projetrais z'erhéijen.
- Eng Formulär Ännerungsanforderungsform. Dat kéint iwwer en automateschen Workflow online sinn.
Loosst eis no kucken a wat an eng Projekterännerung zréck geet.
Wat fir e Projet Change Change Request gitt
De Formular vum Ännere vun der Projekterkription sollt:
- Den Numm vun der Persoun, déi d'Verännerung (de 'Ufrogeur') huet.
- Eng eenzegaarteg Identifizéierer, wéi eng Change Nummer (Dir kënnt dëst späicheren Iech selwer späicheren, well et onwahrscheinlech ass datt jiddereen vun de Leit, déi d'Ufro operstoen an d'Form ze erhéijen wäerten wësse wat fir dat ze maachen ass).
- Eng Beschreiwung vun der ofschléissender Ännerung, mat esou vill Detail wéi se kënne verwalten.
- D'Kategorie vun der Verännerung. Ideal ginn Dir dës Sektioun prepopuléiert, fir datt se nëmmen d'Këscht kaschten. Dëst ass eng gutt Plaz fir ze klären, ob eng Verännerung mat Regulatioun oder intern Reglement ze maachen ass wéi wann et (wierklech) sinn, da kënnt Dir vill vun der Planung a Bewäertungsstufen vereinfachen an einfach mat op.
- De "Grond" vun der Verännerung. Wat ass d'Rechtlechkeet fir et ze maachen? Firwat freet den Demandeur?
- D'Auswierkunge vun der Verännerung un ënnerschiddlech Elementer vum Projet mat Zäit, Käschten, Qualitéit, Ëmfang. Si kënnen net all d'Detailer hunn, sou datt Dir mat der Iwwerwaachungsbeurteilung schrëftlech mussen matmaachen, fir d'Bläschen ze fëllen. Si sollten esou vill wéi méiglech kënnen. De Minimum deen Dir sicht op dësem Punkt ass fir si ze bestätegen, ob et déi bestehend Projetsparameter erhéijen, zréckhuelen oder änneren.
Am Ufang vun der Äntwert änneren Iech e puer Detailer fir Iech ze fëllen wann d'Ännerung weider diskutéiert gëtt. Är Schabloun sollt och Plaz fir:
- Entscheedungsännerung: Akzeptéieren, ze refuséieren oder Defer
- Numm vun der Persoun déi d'Entscheedung (oder Grupp) maacht mat dem Datum deen d'Entscheedung gemaach huet an all weider Kommentaren.
De Mënsch, deen d'Demande maacht, wäert d'Resultat net kennen - keen gëtt - also dës Boxen lee blann bis déi richteg Grupp huet sech fir Är Recommandatioun diskutéiert an eng Entscheedung huelen.
Changes- a Project Scope Management
D'Projektmaartmanagement ass déi Haaptart déi Dir kontrolléiert wat am Projet ass a wat net ass. Wann Dir en Changement am Projet Grippe kritt hutt, musst Dir iwerleen wéi et den Projet insgesamt betrëfft. Äre Verännerungsverwaltungsprozess hëlleft Iech et ze maachen an et am Kontext ze setzen, de Changement handling ass e klengen Deel vun der Gestioun vum Ëmfang.
Et ass et wäert ze schwätzen, wéi e Guide zum Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) - Fënnef Editioun ëmfaasst Projet Change Management, well et net esou intuitiv wéi Dir denkt. De PMBOK® Guide beinhalt en Prozess, deen "Kontroll Scope" genannt gëtt an der Section Scope Management section. Dëst ass eng super Plaz fir ze starten. Allerdéngs muss de Change Management Prozess op Projeten op enger méi integréierter Art a Weis behandelt ginn, an dat spiert am Text. D'PMBOK® Guide Benotzer sollen och den Integre Contrôle vum Change Control verlaangen, well dat festleet wéi alles matenee verbonne sinn.
Fir den Zweck fir en PMP ze ginn, musst Dir verstoen, wéi de PMBOK® Guide d'Changementmanagement befaasst, wéi dat wat Dir sicht. Allerdéngs sollt Dir bewosst datt de Change Management -Virus, deen Dir am Moment fir Är Projeten benotzt, integréiert sinn, einfach ze folgen an praktesch.
5 Weeër fir Äert Team ze hëllefen duerch den Change Process
Äre Projet ass kritesch fir de Succès vun Ärem Projet, sou datt et hëlleft se onse sou onerlech ze hunn wann Dir Verännerungen op Äre Projet verwalte.
Hei si 5 Weeër déi Dir hinnen hëllefe kënnt séier mat dem Projet Changement Managementsprozess begrenzen.
1. Diskussioun iwwer Ännerungen. Loosst se wëssen, datt d'Verännerungen op Projeten normal sinn an datt se et erwaart hunn.
2. De Prozesser deelen. Niewt mir hunn iwwert den Change Management-Prozess geschwat, awer dëst kënnt natierlech net fir jiddereen. Är Teammember wësse net wat et maachen a wat vun hinnen erwaart ass, ausser Dir erzielt et. Opgepasst e Briefing fir de Prozess mat hinnen z'erzielen, a léiwer se wëssen, wat hir Roll wäert sinn.
3. Maacht et einfach. Wann e Projet duerch eng Verännerung zum Ëmfang geet, kann et zimlech disorientéierend sinn. Den Zäitplang ass falsch, de Budget kann ënnerschiddlech sinn, d'Ufuerderungen sinn sécher ënnerschiddlech. D'Équipe kann eng Verännerung ervirruffen, virun allem eng grouss oder een, deen d'Entscheedung ëmzesetzen, déi se virdru geduecht hunn, an Steen gesat gouf (jo, dat passéiert). Maacht de Prozess esou einfach wéi méiglech fir.
4. Gitt et ze hëllefen. Eng nei Art a Weis fir ze schaffe ginn eng Zäit fir ze bidden. Wann Dir de Projet Ännerung an enger informeller Manéier (oder guer net) verännert huet, da kënnt eng Verännerung zu engem formelle Prozess eng laang Zäit ze maachen fir eis ze maachen Saachen ronderëm hei '. Sot eis d'Team, datt Dir do sidd, fir hinnen ze hëllefen, wann se eppes iwwer dech leeschten.
5. Dir sidd net Angscht ze soen Nee. Net all Ännerungen sinn sensibel Virschléi. Loosst Äert Team wëssen, datt wann se sech staark iwwer eng Ännerung net féieren, datt déi richteg Saach fir d'Projete bei dëser Zäit ass datt Dir se an dësem Gespréich mam Changementer vun der Verännerlechung bleiwen.
Net Verännerung vum Changement ass effektiv ee vun de Weeër Dir kënnt Äre Projet ofsécheren , also kucken. Bewaffnet mat dëser Informatioun, déi Dir elo fäerdeg bréngt mat enger Ännerung vu Projeten ëmzesetzen ze kontrolléieren.