Wat soll (a sollt et net) Dir an enger Personalpersonaldatei setzen
Aanerer ass den Zougang a HR Personal limitéiert an d'Mataarbechter kënnen den Zougang zu hiren Dossieren verlangen. Aneschtes kënnen d'Inhalter vun den Personal records fir Klagen an Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) Beschwerden bestëmmen .
En fréiere Mataarbechter kann och eng Kopie vun sengem oder hirem Personal Recette opfordéieren.
Mat all dësen potenziell Usätz an potenziellen Ugekloten vun Äre perséinleche Recette, muss de Patron këmmeren eng onpartech, tatsächlech Dokumentatioun vun der Beschäftegungsbeschäftegung vun Ärer Mataarbechterin an Ärem Personal record. Dofir applizéieren dës allgemeng Richtlinnen an d'Dokumentatioun déi Dir an Äre perséinleche Besëtzer vun der Organisatioun behält.
Allgemeng Richtlinnen fir den Inhalt vun der Personalpersonal
- Informatiounen an de Personal records mussen tatsächlech sinn. De Supervisor oder d'Personal Personal Stellungnahmen; Zoufall; Klatsch iwwerfuerdert Rumeuren; Froen, Reportagen oder Tattletale-Aussoë vum anere Mataarbechter déi net erfuerscht sinn; Schauspiller net verfolgt, ermëttelt a festgestallt ginn; an all aner net-fachlecher Informatioun, Kommentar oder Noten sollen aus der Personaldatei vum Personal ausgeschloss ginn.
Eent vun de schlëmmsten Beispiller vun offensiv Kommentéierung, déi e HR-Manager fonnt hunn an e Personal record hunn, eng Interview Notizen vum Animateur betrëfft. Et huet gesot: "Wahrscheinlech ze fett fir d'Trepplécke wéi néideg." Stellt Iech de Mataarbechter, en Affekot, a souguer déi zukunftsorientéiert Mataarbechter an Iwwerwaachteren ze kommentéieren.
An enger anerer Firma, huet de Manager e wéineg bemierkt Notizen, datt d'Manager an d'Aner an d'Dateie vun der Mataarbechter gesat hunn wéi "Maria rosen, well si net erhéicht huet." Si verléift hir Aarbecht nëtzlech fir och mat hirem Manager ze kommen. " Kuckt de Problem?
- D'Personal records mussen geduet ginn op hir adequat Dateieplaze. Bestëmmt e Protokoll fir Är Personal Personal records op Basis vu Stat a Bundesgesetz , Aarbechtsgesetzer wéi d' Gesondheetsversécherung Portabilitéit an de Rechenschaftsgesetz vun 1996 (HIPAA) , an de beschten Praktiken.
Dann, huelt mat dem Protokoll. Dir wëllt Är zoustännege Dokter hir Entschëllegungen an der Personaldatei fannen, wann se an enger medizinescher Datei gehéieren. Och, wëllt Dir d'Begleedung an der Rechtfertigung fir eng Promotioun vun engem Employé an der Lohnrolldatei.
Dir wëllt och net d'Akten vun engem Dépôtement Dépenses, déi d'Hannergrond iwwer Konten oder Notizen aus Diskussiounen mat fréiere Patronen an der Personaldatei huelen.
- D'Kontroller, Manager an aner Employéeën, déi Dokumentatioun an Personal records plaze mussen, mussen trainéiert ginn fir d'Dokumentatioun appropriéieren ze schreiwen. An engem Mataarbechter ze repriméieren, datt de Mataarbechter e komplette Doudebierg ass net gewonnen fir Är Personal records all Präisser, mee ontrainer Supervisorë sinn bekannt fir ähnlech Aussoen ze schreiwen.
Besser, Limit Zougang zu de Fichieren op Äre HR Personal Person, déi responsabel ass fir d'Opzeechnungen an weess wat et sollt an engem Personalpapier plazéiert ginn. - Gitt d'Informatioun déi Dir an personal records opmaacht, fir déi positiv an déi negativ Aspekter vun der Beschäftegungsgeschicht vun der Mataarbechter ze kréien. Ze ze oft, Personal records ënnersträichen all negativt Viraussetzung an d'positiv Komponente vermësst.
- Erkennt den Ënnerscheed tëscht engem perséinlechen Notaire vum Supervisor iwwert seng oder hirem Reportagepersonal an déi offiziell Personal Personal records. D'Supervisor Notizen, déi fir d' Verbesserung vun der Leeschtung verbessert ginn , Projeten a Ziellauschterung ze verfolgen, a fir zimlech definéiert Erhéichten a Pläng fir d' Entwécklung ze integréieren , z. B. gehéieren an engem privaten Dossier vun engem Supervisor, net an den offizielle Personal records vun der Gesellschaft.
Erkennt och d'Notzung fir Betreier ze trainéieren an wéi et Notiz geholl gëtt an d'Dokumentatioun an hirem Managementdate behalen. Déi selwecht Critère fir Facts, net Meenungen, a speziell Beispiller, net héiert, gëllen fir privat Notizen.
D'Privatsammlung vun de Supervisorë kann an der Praxis vun enger Klo oun gestuerwen ginn, souvill Viraussetzung ass och fir privat Notizen recommandéiert. D'Praxis vu Supervisorien hält Kopië vu Records, déi an der offizieller Personalpersonaldatei an der Managementdatei existéieren, ass net recommandéiert.
- D'Dokumentatioun vun Dokumenter an Interviewnotizen präsentéieren e bëssen vu Quandär. Déi bescht Praxis ass fir eng getrennte Datei fir all Positioun déi Dir fëllt, ze behalen datt all Dokumentatioun betreffend d'Füllung vun dëser Positioun aus dem Beruff Post zu de Referenzprüfungen. D'Bewerberinnen a Bäiluechten, Bréifverbrieche an Applikatiounen gehéieren an dësem Fichier ausser datt Dir de Bewäertungsanalyse vum Personal an der Personalpersonaldatei verschécke soll.
Dëse Fichier huet offizielle Checklisten a Formulare déi probéiert fir onbestänneg Representatioun vun engem potenzielle Beschäftegungsbedéngungen ze hëllefen an Är Entscheedung ze maache fir de qualifizéiert Kandidat ze léinen. D'Opfaassungsmanager an d'Notizen déi am Laaf vum Prozess geholl ginn, gehéieren net zu dësem Fichier. Ressourcen kënnen dës Noten sammelen fir ganz Dokumentatioun iwwert eng Beschäftegungsentscheidung ze behaalen, awer si gehéieren net zu den Personal records.
- Tatsächlech Dokumentatioun iwwer Beschäftegungsentscheedungen wéi Promotioun , Transfer op eng lateral Geleeënheet , an Gehalterhéiungen gehéieren zu den Personal records. D'Superviser oder d'HR Meenungen iwwer den Employé net. Offiziell disziplinaresch Aktiounsdokumentatioun wéi eng schrëftlech Warnung gehéieren och an der Personaldatei vum Personal.
Spezifeschen Beispiller vun der Dokumentatioun déi net an de Personal records sinn
Déi folgend Informatiounen sollen net an de Personal records reservéiert ginn. D'Dokumentatioun kann e gesonden Fichier erfuerderen, kann als Iwwerwaachungs- oder Gestiounnotëg klasséiert ginn oder sollt net vun engem Patron halen.
- Jiddfräi Medizinesch Informatioun gehéieren an der medizinescher Datei .
- Informatioun vum Payroll gehéieren an der Lohnfilterer .
- Dokumenter, déi Employeur Sozialversécherungsnummern oder Informatiounen iwwer d'geschützte Klassifikatiounen vum Employé wéi Alters, Rass, Geschlecht, nationaler Hierkonft, Behënnerung, e Familljeministère, religiéis Iwwerzeegungen usw., sollten nie an den Personaldateien gehaalen ginn.
- Opvisiounsdokumentatioun fir den Zweck vun der Gestaltung vun engem Beruff vun den Aarbechter, Setzungsziler, Réckblécknéier a sou weiderzemaachen, sollten an engem privaten, Supervisor oder Manager-Oweske Fichier ofginn ginn.
- Ausféierungsmaterial, inklusive Beschäftegungsanalyse, Zeieninterviews, Employee interviewt, Erkenntnisser, Attentater Empfehlungen a Resolutioun, plus Suivi fir keng Verzicht ze garantéieren, sollten an enger Untersuchungsdatei wunnen, déi getrennt vu Personal records ass.
- Date Employeur I-9 Formulaire an engem I 9 Fichier oder Standuert , ewech vum Personal Personal records.
- Plaz Hannergräifen iwwer Kriminalhistorie, Kredittreporten a sou weider, an d'Resultater vun Drogenprüfung an enger separater Datei, déi d'Superviser, d'Manageren an den Employé net zougänglech sinn. SHRM recommandéiert entweder dës getrennte Datei oder recommandéiert datt dës Informatioun och an der medizinescher Datei vum Personal geschéckt ginn.
- Employé Equal Opportunity Records wéi Identifikatiounsformulairen a Regierungsberichte sollen net an der Personaldatei gehaal gin an iwwerall wou de Supervisor Zougang huet.
Wann Dir dës Richtlinnen erginn, ass Är Organisatioun effektiv speparend, stützbar Aarbechtsplazen an Personal u Rekorder op déi adäquat Plazen.
Disclaimer: Maacht weg datt d'Informatioun, déi autoritär ass, net fir Genauegkeet a Legaliséierung garantéiert. De Site gëtt vun engem weltwäite Publikum geliest an d'Aarbechtsrecht an Gesetzer variéieren tëscht Staat a Staat an Land zu Land. Hutt Dir eng legal Ennerstëtzung, oder Hëllef vu staatlecher, federéierter oder internationaler Regierungspartei, fir sécher ze sinn datt Är juristesch Interpretatioun an Décisioune richteg sinn fir Är Positioun. Dës Informatioun ass fir Orientatioun, Iddien a Hëllef.